当自治会(担当区域の自治会)の公民館では、8名の団体が卓球や書道や体操・踊り練習などで利用されています。
公民館(準コミュニティーセンター)とは、「地域のふれあい」や「コミュニティー活動」など、地域の皆さんが管理・運営をしており、集会や学習・催事など多目的に利用できる施設です。
妻(公民館長)は、公民館の使用申込書・利用票・月別利用状況などの用紙作成・更新や資料管理などの業務を行っています。
- 公民館の利用料金・施錠鍵の借り受けについて
- 公民館の使用申込書の提出で公民館の利用が可能
- 公民館利用票は利用後に提出する用紙
- 公民館の月別利用状況について
当自治会が管理している公民館の「利用方法」や「利用の際の注意事項」、公民館長で行っている業務内容を紹介します。
この記事の内容は、「当自治会が定めている公民館の管理のやり方」であって、すべての自治会が管理する公民館の管理のやり方とは異なる点もありますのでご了承ください。
公民館の利用料金・施錠鍵の借り受けについて
公民館使用は、誰でも申し込み(利用)ができます。
現在(令和6年度)では、8団体さんが公民館を利用されています。
他にも、連合や区政に自治会・長寿会などの会議や集まりなどでも利用されています。
当自治会の打ち合わせ(会長会議)は公民館で行っているわ。
【公民館利用料金】
- 使用時間：3時間
(9時から18時まで、18時から21時に利用で料金が異なる) - 使用場所：和室・講堂・全館
- 他にも：冠婚葬祭・営利目的・演説等で利用可能
※冠婚葬祭・営利目的・演説等については、通常料金と時間は異なります。
文化的な時は外部でも、一般利用料金に準じます。
ただし、「自治会」「敬老会・老人会」「子ども会」は無料になっています。
ですが、「同好会」は有料です。
公民館を使用するにあたり、利用団体の代表者にドアの施錠鍵をお渡ししているわ。
公民館の「ドアの施錠鍵の借り受けについて」の注意点は下記になります。
ドアの施錠鍵の借り受けについて
※鍵の紛失・盗難無きよう保管等の取り扱いに十分注意すると共に次のことを厳守しています。
- 他人に貸すことは絶対にしない
- スペアキーは絶対に作らない
- 鍵使用時の異常は速やかに報告
- 公民館を利用しない・鍵が不要になった場合は返還
- 無断使用が発覚した場合は直ちにカギを返還する
公民館を使用する団体の代表者は、ルールをしっかりと把握した上で利用されています。
館内は、禁煙になっているよ。
公民館利用者の利便性を図るため、令和6年からフリーWi-Fiを設置しました。
YouTubeなどの動画を流しながら踊りを練習している利用者さんのスマホのデーター消費を抑えることができているよ。
そんな公民館を利用するには、さまざまな手続きをしてもらう必要があります。
はじめに、「公民館の使用申込書」を公民館長に提出しなければ利用できません。
公民館の使用申込書の提出で公民館の利用が可能
公民館を使用するためには、公民館の使用申込書の提出が必須になります。
提出先は、公民館長である私。
また、申込書を提出しても、すぐには使えません。
なぜなら、使用月の２ヶ月前までの提出が必要だからです。
他にも、下記のような注意事項があります。
【公民館の使用申込書】
- 公民館使用月の2ヶ月前までに申込書に記入の上で公民館長に提出
- 申込書を提出されない場合は使用不可
- 申込日をキャンセルする場合は公民館長まで連絡
公民館の使用申込書の記入には、
- 利用団体名
- 代表者氏名
- 電話番号(代表者)
- 使用年月日(20日分の記入枠)
- 時間(午前・午後)
- 場所(和室・ホール)
など、記入とチェックをしてもらう必要があります。
使用申込書の提出で、初めて公民館の利用ができるわ。
そして、公民館を利用された団体さんには、「公民館利用票」を提出してもらっています。
公民館利用票は利用後に提出する用紙
公民館利用票とは、公民館を利用後に提出してもらう用紙です。
記入する内容は、
- 利用団体名
- 代表者名
- 電話番号(代表者)
- 使用年月日(6回数分の記入枠)
- 利用人数
以下の項目は、どれかにチェック(〇印)
- 曜日と（午前・午後・夜間）
- 利用施設(和室・ホール・キッチン)
- 清掃(床・机・白板)
- 後片付け(机・椅子・白板・ゴミ・その他備品)
- 確認事項(照明灯・エアコン・換気扇・ガス・勝手口・出入口・金網扉)
以上を記入し、必ず公民館長に提出します。
【公民館利用票について】
- 利用後は公民館利用票を提出
- 利用後は点検・チェック(○印)
※利用を中止される場合は、館長まで必ず連絡をもらっています。事前に連絡がない場合は料金をいただいています。
公民館利用票の用紙は、年度が替わるたびに「年度(現在)」「公民館長の名前」「電話番号」「利用内容の変更」など、細かな修正と更新をして用紙作成をしています。
公民館利用票の用紙は、公民館の出入口付近に置いてあります。
用紙が無くならないように定期的に補充しているよ。
利用団体の代表者には、月の最終日に公民館利用票の提出と利用料金のお支払いをしてもらっています。
その際の領収書は、コピーして月ごとでまとめてファイルで保管しています。
公民館の月別利用状況について
公民館の月別利用状況のファイルには、月別で利用された団体名・件数・利用した場所・利用人数・利用金額・入金日などが記載された用紙や領収書のコピーがまとめてあります。
【公民館の月別利用状況について】
以下の資料を保管しています。
- 「団体名・件数・利用した場所・利用人数・利用金額・入金日」が記載された用紙
- 公民館利用料の領収書コピー
- 準コミュニティーセンター利用状況報告書
準コミュニティーセンター利用状況報告書は、年度末締めで月別利用件数と利用人数の表を作成しています。
年度末締めで月別利用件数と利用人数の表を作成した物を区政協力委員長経由で名古屋市に提出することで補助金を受給できるのよ。
以上が公民館を利用する際に必要な手続きの内容でした。
公民館長として、定期的に公民館に行ってゴミ袋の交換やアルミ缶の回収なども行っています。
まとめ
公民館を利用するには、使用申込書を公民館長に提出しなければいけません。
利用後に団体の代表者は、公民館利用票の用紙の団体名や利用人数や日時・利用場所の記入とチェックをします。
公民館利用票は、月の最終日に1ヶ月分をまとめて提出と共に利用料金のお支払いもしてもらっています。
公民館長の業務としては、利用料金の領収書のコピーや「公民館 使用申込書」「公民館利用票」「月別利用状況」「利用状況報告書」などの用紙を作成したりファイルにまとめたりしています。
また、利用者さんが公民館を安心して利用できるように運営と管理を務めています。