自治会には、「夏まつり」「秋まつり」「敬老会」「盆踊り」「火まつり」など、さまざまな行事があります。
自治会 行事を行うに至り、必要な資料作成や準備ごとがたくさんあります。
そのような資料作成や準備を円滑に行うため、各自治会長は定期的に集まり打ち合わせをしています。
- 打ち合わせ日時の決め方
- 打ち合わせの内容
- 打ち合わせの後について
各自治会長が集まって行う打ち合わせの【日時の決め方】【打ち合わせの内容】【打ち合わせ後について】を紹介します。
打ち合わせ日時の決め方
自治会の行事が近づくと、各自治会長(東西南北)の4人が公民館に集まります。
自治会の行事には！
- クリーンキャンペーン
- 夏まつり
- 盆踊り
- 秋まつり
- 敬老会
- 火まつり
- 初詣
など、さまざまな行事ごとがあります。
打ち合わせは、土日のどちらかの午前中で月に1回の頻度で行われます。
打ち合わせの日時は、グループLINEで話し合いをして、各会長の都合が良い日で決めているよ。
どうしても全員が集まれない場合は、仕方なく集まれる方だけで打ち合わせします。
来れなかった方には、会議の内容を伝え必要な資料を渡しています。
各自治会長は、自治会 行事ごとの日程を把握するため、年間スケジュールの資料を見ているわよ。
打ち合わせの内容
当自治会の「打ち合わせ」では！
など、「資料作成の担当決め」や「行事に必要な物」の準備をしていきます。
地域のおしらせ資料は、区政定例会で受け取った資料になります。
また、自治会 行事のおしらせの資料は、日時・場所・内容を記載して作成しています。
自治会の「行事詳細の資料作成」は、私が担当しているわ。
自治会 行事の準備内容では、過去の資料やデーターなどを元に準備を進めていきます。
当自治会の行事は、「新たな提案」に他の会長が納得すれば変更してもいいわ。
自治会の行事で必要な物は、お店でまとめて購入したりネットで発注したりして用意しています。
また、装飾用の飾りは作ったりもしています。
最後に、自治会 行事の当日に集まる時間を決めています。
集まる人は、会長・副会長・組長・公民館委員の方たちで、準備の手伝いをしてもらっているよ。
当日、忙しく参加できない方もいるので、役員の皆さんには任意で手伝ってもらっています。
【打ち合わせ後について】回覧板を渡して回してもらう
打ち合わせ後、各自治会長は副会長に回覧物(地域・自治会 行事のお知らせ資料)を渡します。
回覧物を受け取った副会長は代表組長に渡します。
そして、代表組長は各組長に渡し回覧板を回してもらいます。
組長ごとで、回覧板を回すグループが決まっているわ。
また、自治会 行事の「当日の準備について」の資料は、副会長・代表組長・公民館委員の皆さんに渡します。
行事の終わりには、参加してくださった皆さんで反省会もしているわ。
以上が、打ち合わせ後についての当自治会の一貫した流れになります。
今までの話をわかりやすく、打ち合わせから回覧までの流れを下記にまとめました。
- ステップ１自治会 行事の事前に自治会長が集まる
月に1回、各自治会長が集まり「自治会 行事について」の資料作成から準備の打ち合わせをする。
- ステップ２地域・自治会 行事のお知らせ資料を副会長に渡す
【地域のお知らせ】と【自治会 行事】の資料を副会長に渡す。
- ステップ３自治会員は回覧板で情報を知る
回覧板は、【副会長】→【代表組長】→【各組長】→【自治会員】の順番で自治会員へ情報が回る。
【地域・自治会 行事のお知らせ】を回覧板で回し、すべての自治会員に情報が回るように各自治会長は定期的に集まり自治会 行事の資料作成や準備をしています。
そして、作成した資料は記録としてファイルに残し、次の方(新たな役員)が見やすく使えるようにしています。
なぜなら、私も妻も昔の資料やデーターのおかげで、とてもスムーズに自治会 行事の準備を進めることができたからなのです。